INTERNKONTROLL - SYSTEM OG DOKUMENTASJON

I tabellen under har du en oversikt hvordan styret har utviklet sin internkontroll i Sameiet Tregårdene. For komplett dokument, se siden ARKIV. Her finner du dessuten planer og rutiner knyttet til internkontrollen vår.

STYRET I SAMEIET SKAL :

TILTAK OG DOKUMENTASJON :

1.

Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og​sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.

Relevante dokumenter finnes på hjemmesiden under siden ARKIV.

2.

Sørge for at styret har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø og 

sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.

Et av styrets medlemmer har fått ansvaret for å følge opp dette.

3.

Sørge for at alle medlemmene i styret medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.

Alle HMS-saker drøftes på styremøtene. HMS er fast punkt på alle styremøter.

4.

Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.

Styret har som mål at sameiet skal være trygt å ferdes i, oppholde seg i, bo i og arbeide i for alle beboere, besøkende og håndverkere på oppdrag for styret ved å:

  • sørge for at det blir gjennomført årlig kontroll av brannalarmanlegget i fellesområdene

  • årlig varsling til seksjonseierne om test og bytte av batterier i røykvarslere

  • gjennomføre brannøvelse én gang i året

  • sørge for kontinuerlig forebygging mot skadedyr

  • gå vernerunde én gang i året i henhold til kon-trolliste og følge opp eventuelle avvik

5.

Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.

Styret har utarbeidet en oversikt over ansvarsområdet til alle medlemmene i styret. Et av styremedlemmene er utpekt som HMS-kontakt

og et styremedlem er utpekt med operativt ansvar for branntrygghet.

6.

Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

Planer og rutiner er utarbeidet og utvikles fortløpende i forhold til krav og behov. Det gjennomføres årlig vernerunde i sameiet iht. egen kontrolliste. Funn presenteres av operativ 

HMS-kontakt og følges opp av styret.

7.

Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen.

Alle håndverkere som arbeider i sameiet for styret informeres spesielt om farene ved endringer i bærende konstruksjoner og bruk av utstyr som kan forårsake brann, f.eks. vinkelsliper. Styret har stort fokus på brannsikkerheten og at brannalarm-anlegget til enhver tid fungerer

etter hensikten.

8.

Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

Internkontrollen gjennomgås ved valg av nytt styre på første styremøte etter årsmøtet.